انحلال شورای عالی محیط زیست معادله ای چند مجهولی است. به دلیل اینکه به داده هایی که سیاستگزار بر اساس آن تصمیم ساخته است دسترسی نداریم، امکان بررسی همه جانبه برای ناظری که در بیرون گود نشسته است وجود ندارد.
اگر با دیدی خوشبینانه به این موضوع نگاه کنیم شاید یکی از دلایل این مورد باشد.
درغیاب مهارت برگزاری جلسات پربازده و با بهره وری بالا، سیاستگزار ترجیح داده است تا از هدررفتن بیت المال و منابع سرزمین با انحلال جلسات وشوراهای کم بازده جلوگیری کند. ( یک جور پاک کردن صورت مساله ).
واقعیت این است که هرچه مسوولیت بالاتری داشته باشید ساعات بیشتری را درجلسات می گذرانید. 7 تا 15 درصد بودجه پرسنلی سازمان ها برای برگزاری جلسات هزینه می شود و این جلساتی است که دردرون سازمان برگزار می گردد. با برگزاری جلسات در جاهایی دور از مرکز سازمان این هزینه به طور نجومی افزایش می یابد.
جلسه یک روش فشرده برای درگیر کردن سایرین درفرایند حل مشکلات است. برای اینکه ببینم یک جلسه مفید بوده است می توانیم از دو راه به این داستان نگاه کنیم. اول اینکه چه اتفاقی افتاد و چه نتایجی به دست آمد در فرایند جلسه و دوم اینکه چگونه موضوعات بررسی و تصمیم ها ساخته شدند.
جلسات کم بازده یا جلساتی که افراد درپایان جلسه احساس خستگی می کنند یا چیزی به دست نیاورده اند بسیار شایع است. خیلی اوقات افراد می گویند وای بازهم یکی از آن جلسات بی حاصل.
جلسات بی حاصل معمولا به صورت سنتی اداره می شوند. یک نفر رییس جلسه است و با نشستن در جایگاه رییس به صورت دستوری و ازبالا با سایر شرکت کنندگان حرف می زند. شرکت کنندگان هم اگر درگیر موضوع مناقشه منافع(Conflict of Interest) باشند سعی می کنند تا با اعلام نظراتی که کاملا همگام با رییس جلسه است سروته جلسه را به هم بیاورند. رییس جلسه هم می بیند که برگزاری جلسه با عدم برگزاری فرقی ندارد چون ایشان یک سخنرانی مفصل کرده همه هم تایید کرده اند و زمانی که با خودش خلوت می کند به این نتیجه می رسد که این شورا یا آن جلسه فقط در حال هدر دادن منابع سرزمین و بیت المال است بنابراین به این نتیجه می رسد که جلسه را منحل کند.
و اما روش دیگری هم هست که روش تعاملی در برگزاری جلسه می باشد. در این روش یک نفر تسهیل گر جلسه است که بی طرف است در مباحث. یک نفر جلسه را مکتوب می کند.دراین جلسات همه شرکت کنندگان تشویق می شوند که مشارکت کنند. رییس جلسه هم مثل بقیه چیز یاد می گیرد و در یک فضای پر انرژی تصمیم ها ساخته می شوند. البته این روش به وقت وبه سعه صدر نیاز دارد. و همه باید ازقبل تمرین تحمل آرای دیگران را کرده باشند. درچنین جلسه ای بدون شک نمی شود صدها طرح تصویب کرد در یک نشست.
برای کسب اطلاع بیشتر می توانید به کتاب
How to Make Meetings Work by Michael Doyle and David Straus, Berkley 1993
گمان می کنم سال ها قبل خانم دکتر فلورا سلطانی که تصور می کنم الان در فرانسه زندگی می کنند این کتاب را به فارسی برگرداندند با نام روش تعاملی برگزاری جلسات.
شاید یکی ازوظایف ما این است که روش های بهینه سازی مدیریت سیستم ها رایادبگیریم و درجامعه مدیران ترویج کنیم. بدون شک یکی از مهمترین مشکلات سرزمین ما کمبود مهارت های مدیریتی در همه زمینه ها است و کسانی که رویای ترقی کشور را دارند نباید از این موضوعات غافل باشند
درهمین رابطه:
